Voyage d'affaires
Voyages d’affaires, conformes à la politique et en ordre.
Gestion des voyages d’affaires pour entreprises et équipes en Inde : réservation conforme à votre politique de voyage, approbations en un clic, devoir de diligence pour chaque voyageur, et factures conformes à la GST que la finance peut rapprocher.
Politique & approbations
De la demande à la facture, en cinq étapes claires.
Suivez un voyage exemple à travers le processus. Les voyageurs réservent dans vos règles, les approbateurs ne voient que ce qui nécessite une décision, et la finance reçoit des factures correspondantes.
Étape 1 · Voyageur
Demandes du voyageur
Le voyageur choisit vols, hôtel et taxis dans le flux de réservation de l’entreprise, ajoutant le motif du voyage et le centre de coût. Les options hors politique sont visibles mais clairement indiquées.
BOM → BLR · 12–13 nov · 1 voyageur
Demandes du voyageur
- Vol
- Mumbai → Bengaluru · 07:00 · Économique
- Hôtel
- 1 nuit près de Outer Ring Road
- Sol
- Taxis d’aéroport, aux deux extrémités
- Objectif
- Atelier client · Ventes Ouest
Voyage exemple · à titre illustratif seulement
Étape 2 · Automatique
Vérification de la politique
Chaque élément est vérifié selon vos règles avant qu’une approbation ne soit demandée. Les éléments conformes passent silencieusement ; tout ce qui est hors politique nécessite une justification du voyageur.
BOM → BLR · 12–13 nov · 1 voyageur
Vérification de la politique
- Cabine
- Économique pour un vol de moins de 3 heures
- Hôtel
- Dans le plafond nocturne de la métropole
- Avance
- Réservé 5 jours à l’avance ; la politique demande 7
- Raison
- « Le client a avancé l’atelier »
Voyage exemple · à titre illustratif seulement
Étape 3 · Approbatteur
Approbation du manager
L’approbateur voit le voyage, son total et toute exception avec la raison donnée, puis approuve ou refuse depuis l’email ou le tableau de bord. Les voyages entièrement conformes peuvent être configurés pour approbation automatique.
BOM → BLR · 12–13 nov · 1 voyageur
Approbation du manager
- Approbatteur
- Responsable des Ventes Ouest
- Décision
- Approuvé avec une note
- Solution de secours
- Déléguer l'approbateur en cas d'absence de réponse sous 4 heures
Voyage exemple · à titre illustratif seulement
Étape 4 · InfiniaTrips
Réservation
Les tarifs sont revalidés, puis réservés. Chaque élément porte son propre statut, ainsi un hôtel en attente de confirmation par l'établissement n'est jamais affiché comme confirmé.
BOM → BLR · 12–13 nov · 1 voyageur
Réservation
- Vol
- Billet électronique émis
- Hôtel
- Confirmé par l'établissement
- Taxis
- Bons envoyés au voyageur
Voyage exemple · à titre illustratif seulement
Étape 5 · Finance
Facture conforme à la TVA
Les compagnies aériennes et les hôtels émettent des factures TVA contre le GSTIN de votre entreprise lorsqu'il est fourni lors de la réservation, et notre facture de frais de service le mentionne également. Le service financier reçoit chaque facture avec le centre de coût associé.
BOM → BLR · 12–13 nov · 1 voyageur
Facture conforme à la TVA
- Factures
- Compagnie aérienne, hôtel et frais de service
- GSTIN
- GSTIN de l'entreprise sur chaque facture
- Codification
- Centre de coût et objet du voyage attachés
Voyage exemple · à titre illustratif seulement
Règles de la politique
Règles écrites une fois, appliquées à chaque fois.
Une politique de voyage ne fonctionne que si les utilisateurs peuvent la suivre lors de la réservation. Voici comment une politique typique se présente dans InfiniaTrips. Chaque valeur est à définir par vous.
Cabine selon la durée du voyage
Exemple| Durée du voyage | Tout le personnel | Directeur et plus |
|---|---|---|
| Jusqu'à 3 heures | Économique | Économique |
| De 3 à 6 heures | Économique avec siège préféré | Premium economy lorsque proposée |
| Plus de 6 heures, ou nuit | Premium economy | Affaires |
| Train, jour moins de 6 heures | AC Chair Car | Executive Chair Car |
| Train, nuit | AC 2-tier | AC First Class |
Plafonds hôteliers selon le niveau de la ville
Exemple| Niveau de la ville | Par exemple | Plafond par nuit |
|---|---|---|
| Villes métropolitaines | Mumbai, Delhi NCR, Bengaluru, Chennai, Hyderabad | ₹9,000 |
| Villes de niveau 2 | Jaipur, Kochi, Lucknow, Indore | ₹6,000 |
| Autres villes | Villes de district et sites d'usine | ₹4,000 |
| International | London, Singapore, Dubai and others | Défini par ville |
- Vols domestiques réservés au moins 7 jours à l'avance, ou motif donné
- Pre-booked airport transfers for any arrival after 10 PM
- Approbation supplémentaire pour destinations sous avis de voyage actif
Politique d'exemple à titre illustratif. Les plafonds sont hors taxes ; vos règles, grades et limites sont définis avec vous.
Devoir de diligence
Chaque voyageur pris en compte, sans être suivi.
Prendre soin des personnes en déplacement fait partie du métier, et cela ne devrait pas dépendre de quelqu’un qui vérifie un tableau à minuit.
- Qui est où. Une vue en temps réel des vols, hôtels et taxis de chaque voyageur, construite à partir des réservations, jamais à partir de la localisation téléphonique.
- Alertes de perturbation. Retards, annulations et avis, avec la liste des voyageurs concernés pour votre gestionnaire de voyages.
- Prêt avant le départ. Contrôles de visa et d’entrée pour les voyages internationaux via notre équipe des documents de voyage.
- Des personnes qui répondent. Un support humain avec une escalade claire en cas de problème de voyage, plus une assurance voyage d’affaires là où vous en avez besoin.
Pour les responsables financiers et voyages
Moins de reçus. Des comptes plus clairs.
-
Un relevé mensuel unique
Chaque réservation de vols, hôtels, trains et taxis sur un seul relevé, avec facturation centralisée ou carte d’entreprise.
-
Centres de coûts et codes
Codes de département, projet et client saisis lors de la réservation, pour que les rapports correspondent à l’organisation de votre entreprise.
-
Factures qui s’accordent
Factures GST collectées auprès des compagnies aériennes et hôtels et livrées en un seul endroit, prêtes à être rapprochées avec vos dossiers.
-
Billets non utilisés suivis
Les crédits des vols annulés sont suivis par voyageur et date d’expiration, afin qu’ils soient utilisés plutôt que perdus.
-
Conformité à la politique
Exceptions, motifs et délais d’approbation rapportés par équipe, pour que vous puissiez ajuster la politique plutôt que la contrôler.
-
Séminaires et événements
Séminaires d’équipe et conférences réservés avec tarifs de groupe, rôles partagés et listes de chambres.
Pour les entreprises
Dites-nous comment votre équipe voyage.
Une courte note suffit pour commencer. Une personne nommée de notre équipe corporate vous répondra pour comprendre votre politique, vos approbateurs et vos besoins de facturation.
- Sans engagement et sans séquence de vente automatisée
- Votre politique de voyage existante peut être reproduite telle quelle
- Convient à une équipe de cinq ou de cinq mille personnes
FAQ Business
Voyage d’affaires, les réponses pratiques.
Recevrons-nous des factures GST au nom de notre entreprise pour les vols et hôtels ?
Oui, lorsque le GSTIN et les coordonnées enregistrées de votre entreprise figurent sur la réservation. Les compagnies aériennes et hôtels émettent des factures fiscales contre ce GSTIN, et notre facture de frais de service le mentionne également. La possibilité de récupérer la taxe d’entrée dépend du service et de votre situation, veuillez donc confirmer votre éligibilité avec votre conseiller fiscal.
Comment fonctionnent les approbations lorsqu’un voyage est hors politique ?
Le voyageur peut toujours en faire la demande, mais doit fournir un motif. L’approbateur voit l’exception, le motif et la différence de prix par rapport à l’option conforme à la politique, puis approuve ou refuse. Des délégations peuvent être définies en cas d’absence d’un approbateur, et les voyages conformes à la politique peuvent ne pas nécessiter d’approbation.
Les différentes équipes ou niveaux peuvent-ils avoir des politiques de voyage différentes ?
Oui. La classe de cabine, les plafonds hôteliers, les règles de réservation anticipée et les approbateurs peuvent varier selon le niveau, le département, le centre de coûts ou la destination. Une équipe commerciale qui vole chaque semaine et une équipe de direction qui voyage long-courrier peuvent chacune avoir des règles adaptées.
À quoi ressemble le devoir de diligence en pratique ?
Votre gestionnaire de voyages peut voir qui voyage où, basé sur les réservations plutôt que sur le suivi téléphonique, et reçoit des alertes en cas de perturbation des vols ou de changement d’avis sur une destination. Les voyageurs concernés peuvent être contactés rapidement, et des règles pour les arrivées tardives ou les destinations à risque élevé peuvent être intégrées à la politique.
Y a-t-il un volume minimum de voyages pour un compte corporate ?
Il n’y a pas de minimum publié. Des équipes de quelques voyageurs utilisent les mêmes outils de politique, d’approbation et de facturation que les grandes entreprises. Parlez-nous de votre profil de voyage et nous vous proposerons la configuration adaptée.
Les employés peuvent-ils réserver directement, ou seulement via un service de voyages ?
Les deux fonctionnent. Les employés peuvent réserver eux-mêmes dans la politique, ou demander à un coordinateur de voyages de réserver pour eux. Dans les deux cas, les mêmes règles, approbations et factures s’appliquent, et chaque réservation est visible dans le tableau de bord de l’entreprise.
Pour les entreprises
Une politique que les gens suivent vraiment.
Définissez les règles une fois. Les voyageurs réservent dans ces règles, les approbateurs ne voient que ce qui nécessite une décision, et la finance reçoit des factures qui s’accordent.