Viagens corporativas
Viagens corporativas, em conformidade e em ordem.
Gestão de viagens corporativas para empresas e equipes na Índia: reservas que seguem sua política de viagens, aprovações com um toque, dever de cuidado para cada viajante e faturas compatíveis com GST que o financeiro pode conciliar.
Política e aprovações
Do pedido à fatura, em cinco passos claros.
Acompanhe uma viagem exemplo pelo fluxo. Os viajantes reservam dentro das suas regras, os aprovadores veem apenas o que precisa de decisão, e o financeiro recebe faturas que conferem.
Passo 1 · Viajante
Solicitações do viajante
O viajante escolhe voos, hotel e táxis dentro do fluxo de reservas da empresa, adicionando o propósito da viagem e o centro de custo. Opções fora da política são visíveis, mas claramente marcadas.
BOM → BLR · 12–13 Nov · 1 viajante
Solicitações do viajante
- Voo
- Mumbai → Bengaluru · 07:00 · Econômica
- Hotel
- 1 noite próximo à Outer Ring Road
- Terrestre
- Táxis do aeroporto, ida e volta
- Finalidade
- Workshop com cliente · Vendas Oeste
Viagem exemplo · apenas ilustrativa
Passo 2 · Automático
Verificação da política
Cada elemento é verificado conforme suas regras antes que alguém precise aprovar. Itens dentro da política passam silenciosamente; qualquer coisa fora da política requer uma justificativa do viajante.
BOM → BLR · 12–13 Nov · 1 viajante
Verificação da política
- Cabine
- Econômica para voo com menos de 3 horas
- Hotel
- Dentro do limite noturno da cidade metropolitana
- Antecedência
- Reservado com 5 dias de antecedência; a política exige 7
- Motivo
- “Cliente antecipou o workshop”
Viagem exemplo · apenas ilustrativa
Passo 3 · Aprovador
Aprovação do gerente
O aprovador vê a viagem, seu total e qualquer exceção com a justificativa dada, então aprova ou recusa pelo e-mail ou pelo painel. Viagens totalmente dentro da política podem ser configuradas para aprovação automática.
BOM → BLR · 12–13 Nov · 1 viajante
Aprovação do gerente
- Aprovador
- Chefe de Vendas Oeste
- Decisão
- Aprovado com observação
- Alternativa
- Delegar aprovador se não houver resposta em 4 horas
Viagem exemplo · apenas ilustrativa
Etapa 4 · InfiniaTrips
Reserva
Tarifas e preços são revalidados e, em seguida, reservados. Cada elemento possui seu próprio status, portanto, um hotel que ainda aguarda a confirmação da propriedade nunca é exibido como confirmado.
BOM → BLR · 12–13 Nov · 1 viajante
Reserva
- Voo
- Bilhete eletrônico emitido
- Hotel
- Confirmado pela propriedade
- Táxis
- Vouchers enviados ao viajante
Viagem exemplo · apenas ilustrativa
Etapa 5 · Financeiro
Fatura compatível com GST
Companhias aéreas e hotéis emitem faturas GST contra o GSTIN da sua empresa quando fornecido na reserva, e nossa fatura de taxa de serviço também o inclui. O financeiro recebe todas as faturas com o centro de custo anexado.
BOM → BLR · 12–13 Nov · 1 viajante
Fatura compatível com GST
- Faturas
- Companhia aérea, hotel e taxa de serviço
- GSTIN
- GSTIN da empresa em cada fatura
- Codificação
- Centro de custo e finalidade da viagem anexados
Viagem exemplo · apenas ilustrativa
Regras da política
Regras escritas uma vez, aplicadas sempre.
Uma política de viagem só funciona se as pessoas puderem segui-la durante a reserva. Veja como uma política típica é apresentada dentro do InfiniaTrips. Cada valor é definido por você.
Classe por duração da viagem
Exemplo| Duração da viagem | Todos os funcionários | Diretor e acima |
|---|---|---|
| Até 3 horas | Econômica | Econômica |
| De 3 a 6 horas | Econômica com assento preferencial | Econômica premium onde oferecida |
| Mais de 6 horas, ou pernoite | Econômica premium | Negócios |
| Trem, durante o dia até 6 horas | AC Chair Car | Executive Chair Car |
| Trem, pernoite | AC 2-tier | AC First Class |
Limites de hotel por categoria de cidade
Exemplo| Categoria da cidade | Por exemplo | Limite por noite |
|---|---|---|
| Cidades metropolitanas | Mumbai, Delhi NCR, Bengaluru, Chennai, Hyderabad | ₹9,000 |
| Cidades de categoria 2 | Jaipur, Kochi, Lucknow, Indore | ₹6,000 |
| Outras cidades | Cidades distritais e locais de planta | ₹4,000 |
| Internacional | London, Singapore, Dubai e outras | Definido por cidade |
- Voos domésticos reservados com pelo menos 7 dias de antecedência, ou justificativa fornecida
- Pre-booked airport transfers for any arrival after 10 PM
- Aprovação extra para destinos sob aviso de viagem ativo
Política de exemplo para ilustração. Limites são antes dos impostos; suas regras, categorias e limites são definidos com você.
Dever de cuidado
Cada viajante contabilizado, sem ser rastreado.
Cuidar das pessoas em viagem faz parte do trabalho e não deve depender de alguém conferindo uma planilha à meia-noite.
- Quem está onde. Uma visão ao vivo dos voos, hotéis e táxis de cada viajante, construída a partir das reservas, nunca do rastreamento por telefone.
- Alertas de interrupção. Atrasos, cancelamentos e avisos, com os viajantes afetados listados para seu gerente de viagens.
- Pronto antes da partida. Verificações de visto e entrada para viagens internacionais por meio da nossa equipe de documentos de viagem.
- Pessoas que atendem. Suporte humano com escalonamento claro quando uma viagem dá errado, além de seguro de viagem corporativo onde você precisar.
Para gestores financeiros e de viagens
Menos recibos. Contabilidade mais limpa.
-
Uma fatura mensal
Todas as reservas de voos, hotéis, trens e táxis em uma única fatura, com cobrança centralizada ou cartão corporativo.
-
Centros de custo e códigos
Códigos de departamento, projeto e cliente capturados na reserva, para que os relatórios correspondam à organização da sua empresa.
-
Faturas que conferem
Faturas de GST coletadas de companhias aéreas e hotéis entregues em um só lugar, prontas para conciliar com seus registros.
-
Bilhetes não utilizados monitorados
Créditos de voos cancelados são monitorados por viajante e data de validade, para que sejam usados em vez de perdidos.
-
Conformidade com a política
Exceções, motivos e tempos de aprovação relatados por equipe, para que você possa ajustar a política em vez de fiscalizá-la.
-
Eventos e encontros corporativos
Encontros de equipe e conferências reservados com tarifas de grupo, funções compartilhadas e listas de quartos.
Para empresas
Conte-nos como sua equipe viaja.
Uma breve mensagem é suficiente para começar. Uma pessoa nomeada da nossa equipe corporativa responderá para entender sua política, aprovadores e necessidades de faturamento.
- Sem compromisso e sem sequência automática de vendas
- Sua política de viagens atual pode ser mapeada como está
- Funciona para uma equipe de cinco ou cinco mil
Perguntas frequentes para empresas
Viagens corporativas, as respostas práticas.
Receberemos faturas de GST em nome da nossa empresa para voos e hotéis?
Sim, quando o GSTIN e os dados registrados da sua empresa estiverem na reserva. Companhias aéreas e hotéis emitem faturas fiscais contra esse GSTIN, e nossa fatura de taxa de serviço também o inclui. Se você pode reivindicar crédito de imposto de entrada depende do serviço e das suas circunstâncias, portanto confirme a elegibilidade com seu consultor fiscal.
Como funcionam as aprovações quando uma viagem está fora da política?
O viajante ainda pode solicitá-la, mas deve fornecer um motivo. O aprovador vê a exceção, o motivo e a diferença de preço em relação à opção dentro da política, e então aprova ou recusa. Delegados podem ser designados para quando um aprovador estiver ausente, e viagens dentro da política podem dispensar aprovação totalmente.
Equipes ou níveis diferentes podem ter políticas de viagem distintas?
Sim. Classe de cabine, limites de hotel, regras de reserva antecipada e aprovadores podem variar por nível, departamento, centro de custo ou destino. Uma equipe de vendas que voa semanalmente e uma equipe de liderança que viaja longas distâncias podem ter regras adequadas a cada uma.
Como é o duty of care na prática?
Seu gerente de viagens pode ver quem está viajando para onde, baseado nas reservas e não no rastreamento por telefone, e recebe alertas quando voos são interrompidos ou há mudanças em avisos de destino. Viajantes afetados podem ser contatados rapidamente, e regras para chegada tardia ou destinos de alto risco podem ser incorporadas à política.
Existe um volume mínimo de viagens para uma conta corporativa?
Não há um mínimo publicado. Equipes pequenas usam as mesmas ferramentas de política, aprovação e faturamento que empresas maiores. Conte-nos sobre seu padrão de viagens e sugeriremos a configuração adequada.
Funcionários podem reservar diretamente ou apenas por meio de uma central de viagens?
Ambos funcionam. Funcionários podem reservar para si mesmos dentro da política, ou pedir a um coordenador de viagens que reserve para eles. De qualquer forma, as mesmas regras, aprovações e faturas se aplicam, e cada reserva é visível no painel da empresa.
Para empresas
Política que as pessoas realmente seguem.
Defina as regras uma vez. Os viajantes reservam dentro delas, os aprovadores veem apenas o que precisa de decisão, e o financeiro recebe faturas que conferem.