Корпоративные путешествия
Деловые поездки, в рамках политики и в порядке.
Управление корпоративными поездками для компаний и команд в Индии: бронирование в соответствии с вашей политикой, одобрения в один клик, забота о каждом путешественнике и счета GST, которые бухгалтерия сможет сверить.
Политика и одобрения
От запроса до счета, в пять понятных шагов.
Проследите один пример поездки через весь процесс. Путешественники бронируют в рамках правил, одобряющие видят только необходимое для решения, а бухгалтерия получает совпадающие счета.
Шаг 1 · Путешественник
Запросы путешественника
Путешественник выбирает рейсы, отель и такси внутри корпоративного процесса бронирования, добавляя цель поездки и центр затрат. Варианты вне политики видны, но чётко отмечены.
BOM → BLR · 12–13 ноября · 1 путешественник
Запросы путешественника
- Рейс
- Mumbai → Bengaluru · 07:00 · Эконом-класс
- Отель
- 1 ночь рядом с Outer Ring Road
- Наземный транспорт
- Такси в аэропорт и обратно
- Назначение
- Клиентский семинар · Sales West
Пример поездки · только для иллюстрации
Шаг 2 · Автоматический
Проверка политики
Каждый элемент проверяется на соответствие вашим правилам до запроса одобрения. Элементы в рамках политики проходят автоматически; всё, что вне политики, требует объяснения от путешественника.
BOM → BLR · 12–13 ноября · 1 путешественник
Проверка политики
- Кабина
- Эконом-класс для рейса менее 3 часов
- Отель
- В пределах суточного лимита для мегаполиса
- Заблаговременность
- Забронировано за 5 дней; политика требует 7
- Причина
- «Клиент перенёс семинар на более ранний срок»
Пример поездки · только для иллюстрации
Шаг 3 · Одобряющий
Одобрение менеджера
Одобряющий видит поездку, её сумму и любые исключения с указанной причиной, затем одобряет или отклоняет из письма или панели управления. Полностью соответствующие политике поездки могут быть настроены на автоматическое одобрение.
BOM → BLR · 12–13 ноября · 1 путешественник
Одобрение менеджера
- Одобряющий
- Руководитель Sales West
- Решение
- Одобрено с комментарием
- Резервный вариант
- Назначить заместителя для утверждения, если нет ответа в течение 4 часов
Пример поездки · только для иллюстрации
Шаг 4 · InfiniaTrips
Бронирование
Тарифы и цены повторно проверяются, затем бронируются. Каждый элемент имеет свой собственный статус, поэтому отель, который ещё ожидает подтверждения со стороны объекта, никогда не отображается как подтверждённый.
BOM → BLR · 12–13 ноября · 1 путешественник
Бронирование
- Рейс
- Электронный билет выдан
- Отель
- Подтверждено объектом
- Такси
- Ваучеры отправлены путешественнику
Пример поездки · только для иллюстрации
Шаг 5 · Финансы
Счёт-фактура, соответствующий требованиям GST
Авиакомпании и отели выставляют счета-фактуры GST на ваш корпоративный GSTIN, если он предоставлен при бронировании, и наш счёт за услуги также содержит его. Финансовый отдел получает каждый счёт с прикреплённым центром затрат.
BOM → BLR · 12–13 ноября · 1 путешественник
Счёт-фактура, соответствующий требованиям GST
- Счета-фактуры
- Авиакомпания, отель и плата за услуги
- GSTIN
- Корпоративный GSTIN на каждом счёте-фактуре
- Кодирование
- Прикреплены центр затрат и цель поездки
Пример поездки · только для иллюстрации
Правила политики
Правила написаны один раз, применяются каждый раз.
Политика путешествий работает только если сотрудники могут следовать ей при бронировании. Вот как обычно она выглядит внутри InfiniaTrips. Все значения вы устанавливаете самостоятельно.
Класс обслуживания в зависимости от длительности поездки
Пример| Длительность поездки | Все сотрудники | Директор и выше |
|---|---|---|
| До 3 часов | Эконом | Эконом |
| От 3 до 6 часов | Эконом с предпочтительным местом | Премиум-эконом, где доступно |
| Более 6 часов или ночная поездка | Премиум-эконом | Бизнес |
| Железная дорога, дневная поездка до 6 часов | Кондиционированный кресельный вагон | Исполнительный кресельный вагон |
| Железная дорога, ночная поездка | Кондиционированный вагон 2-го класса | Кондиционированный вагон первого класса |
Лимиты на отели по категориям городов
Пример| Категория города | Например | Лимит за ночь |
|---|---|---|
| Мегаполисы | Мумбаи, Дели NCR, Бенгалуру, Ченнаи, Хайдарабад | ₹9,000 |
| Tier 2 cities | Джайпур, Кочи, Лакхнау, Индор | ₹6,000 |
| Другие города | Районные центры и места расположения предприятий | ₹4,000 |
| Международный | London, Singapore, Dubai и другие | Установлено для каждого города |
- Внутренние рейсы бронируются минимум за 7 дней или указывается причина
- Pre-booked airport transfers for any arrival after 10 PM
- Дополнительное утверждение для направлений с действующим предупреждением о путешествиях
Пример политики для иллюстрации. Лимиты указаны без налогов; ваши правила, уровни и ограничения устанавливаются вами.
Обеспечение безопасности
Каждый путешественник учтён, без отслеживания.
Забота о людях в пути — часть работы, и она не должна зависеть от того, проверяет ли кто-то таблицу в полночь.
- Кто где. Онлайн-отслеживание всех рейсов, отелей и такси каждого путешественника, основанное на бронированиях, а не на данных телефона.
- Оповещения о сбоях. Задержки, отмены и предупреждения с указанием пострадавших путешественников для вашего менеджера по поездкам.
- Готовы до вылета. Проверка виз и въездных документов для международных поездок через нашу команду по документам для путешествий.
- Люди, которые помогут. Человеческая поддержка с чёткой эскалацией при проблемах в поездке, а также страхование деловых поездок там, где это необходимо.
Для финансовых и менеджеров по поездкам
Меньше чеков. Чище бухгалтерия.
-
Единый ежемесячный отчёт
Все бронирования по рейсам, отелям, железной дороге и такси в одном отчёте с централизованным выставлением счетов или корпоративной картой.
-
Центры затрат и коды
Коды отделов, проектов и клиентов фиксируются при бронировании, чтобы отчёты соответствовали структуре вашего бизнеса.
-
Счета, которые сходятся
Счета GST, полученные от авиакомпаний и отелей, собраны в одном месте и готовы к сверке с вашими записями.
-
Отслеживание неиспользованных билетов
Кредиты за отменённые рейсы отслеживаются по каждому путешественнику и сроку действия, чтобы их использовали, а не теряли.
-
Соблюдение политики
Отчёты по исключениям, причинам и времени утверждения по командам, чтобы вы могли корректировать политику, а не контролировать её.
-
Выездные мероприятия и конференции
Выездные мероприятия и конференции команды бронируются с групповыми тарифами, распределением ролей и списками размещения.
Для компаний
Расскажите, как путешествует ваша команда.
Достаточно короткой заметки, чтобы начать. Назначенный сотрудник нашей корпоративной команды свяжется с вами, чтобы понять вашу политику, утверждающих и требования к выставлению счетов.
- Без обязательств и без автоматизированной цепочки продаж
- Ваша существующая политика путешествий может быть использована как есть
- Подходит для команды от пяти до пяти тысяч человек
Часто задаваемые вопросы для бизнеса
Корпоративные поездки, практические ответы.
Получим ли мы счета GST на имя нашей компании за рейсы и отели?
Да, если в бронировании указаны GSTIN вашей компании и зарегистрированные данные. Авиакомпании и отели выставляют налоговые счета на этот GSTIN, а наш счёт за услуги также содержит его. Возможность получить налоговый кредит зависит от услуги и ваших обстоятельств, поэтому уточните право на него у вашего налогового консультанта.
Как работают утверждения, если поездка не соответствует политике?
Путешественник всё равно может запросить поездку, но должен указать причину. Утверждающий видит исключение, причину и разницу в цене по сравнению с вариантом в рамках политики, затем одобряет или отклоняет. Можно назначить заместителей на время отсутствия утверждающего, а поездки в рамках политики могут проходить без утверждения.
Могут ли разные команды или уровни иметь разные политики путешествий?
Да. Класс обслуживания, лимиты на отели, правила предварительного бронирования и утверждающие могут различаться по уровню, отделу, центру затрат или направлению. Команда продаж, летающая еженедельно, и руководство с дальними поездками могут иметь свои правила.
Как на практике выглядит обязанность по заботе о сотрудниках?
Ваш менеджер по поездкам видит, кто и куда путешествует, на основе бронирований, а не отслеживания телефона, и получает оповещения о сбоях рейсов или изменениях в рекомендациях по направлениям. Пострадавших путешественников можно быстро связать, а правила по позднему прибытию или опасным направлениям можно включить в политику.
Есть ли минимальный объём поездок для корпоративного аккаунта?
Минимум не установлен. Команды из нескольких путешественников используют те же инструменты политики, утверждения и выставления счетов, что и крупные компании. Расскажите нам о вашем режиме поездок, и мы предложим подходящую настройку.
Могут ли сотрудники бронировать напрямую или только через отдел путешествий?
Возможны оба варианта. Сотрудники могут бронировать самостоятельно в рамках политики или попросить координатора забронировать за них. В любом случае применяются те же правила, утверждения и счета, и каждое бронирование видно в корпоративной панели.
Для компаний
Политика, которой действительно следуют.
Установите правила один раз. Путешественники бронируют в их рамках, утверждающие видят только нужное для решения, а финансы получают сверенные счета.