Viajes corporativos
Viajes de negocios, conforme a la política y en orden.
Gestión de viajes corporativos para empresas y equipos en India: reservas que siguen su política de viajes, aprobaciones con un toque, deber de cuidado para cada viajero y facturas GST que el departamento financiero puede conciliar.
Política y aprobaciones
De la solicitud a la factura, en cinco pasos claros.
Siga un viaje de ejemplo a través del proceso. Los viajeros reservan dentro de sus reglas, los aprobadores solo ven lo que necesita decisión y finanzas recibe facturas que coinciden.
Paso 1 · Viajero
Solicitudes del viajero
El viajero elige vuelos, un hotel y taxis dentro del flujo de reserva de la empresa, agregando el propósito del viaje y el centro de costos. Las opciones fuera de política son visibles pero claramente marcadas.
BOM → BLR · 12–13 Nov · 1 viajero
Solicitudes del viajero
- Vuelo
- Mumbai → Bengaluru · 07:00 · Económica
- Hotel
- 1 noche cerca de Outer Ring Road
- Transporte terrestre
- Taxis al aeropuerto, ambos extremos
- Propósito
- Taller con cliente · Ventas Oeste
Viaje de ejemplo · solo ilustrativo
Paso 2 · Automático
Verificación de política
Cada elemento se verifica contra sus reglas antes de que alguien deba aprobar. Los elementos dentro de la política pasan silenciosamente; cualquier cosa fuera de política requiere una razón del viajero.
BOM → BLR · 12–13 Nov · 1 viajero
Verificación de política
- Cabina
- Económica para un vuelo de menos de 3 horas
- Hotel
- Dentro del límite nocturno de la ciudad metropolitana
- Anticipada
- Reservada con 5 días de anticipación; la política pide 7
- Razón
- “El cliente adelantó el taller”
Viaje de ejemplo · solo ilustrativo
Paso 3 · Aprobador
Aprobación del gerente
El aprobador ve el viaje, su total y cualquier excepción con la razón dada, luego aprueba o rechaza desde el correo electrónico o el panel. Los viajes completamente dentro de la política pueden configurarse para aprobarse automáticamente.
BOM → BLR · 12–13 Nov · 1 viajero
Aprobación del gerente
- Aprobador
- Jefe de Ventas Oeste
- Decisión
- Aprobado con una nota
- Alternativa
- Delegar aprobador si no hay respuesta en 4 horas
Viaje de ejemplo · solo ilustrativo
Paso 4 · InfiniaTrips
Reserva
Las tarifas y precios se revalidan y luego se reservan. Cada elemento tiene su propio estado, por lo que un hotel que aún espera la confirmación del establecimiento nunca se muestra como confirmado.
BOM → BLR · 12–13 Nov · 1 viajero
Reserva
- Vuelo
- Billete electrónico emitido
- Hotel
- Confirmado por el establecimiento
- Taxis
- Vales enviados al viajero
Viaje de ejemplo · solo ilustrativo
Paso 5 · Finanzas
Factura conforme al GST
Las aerolíneas y hoteles emiten facturas GST contra el GSTIN de su empresa cuando se proporciona al reservar, y nuestra factura por el servicio también lo incluye. Finanzas recibe cada factura con el centro de costos adjunto.
BOM → BLR · 12–13 Nov · 1 viajero
Factura conforme al GST
- Facturas
- Aerolínea, hotel y tarifa de servicio
- GSTIN
- GSTIN de la empresa en cada factura
- Codificación
- Centro de costos y propósito del viaje adjuntos
Viaje de ejemplo · solo ilustrativo
Reglas de la política
Reglas escritas una vez, aplicadas siempre.
Una política de viajes solo funciona si las personas pueden seguirla al reservar. Así es como se lee una típica dentro de InfiniaTrips. Usted puede establecer cada valor.
Cabina según duración del viaje
Muestra| Duración del viaje | Todo el personal | Directores y superiores |
|---|---|---|
| Hasta 3 horas | Económica | Económica |
| De 3 a 6 horas | Económica con asiento preferente | Económica premium donde se ofrece |
| Más de 6 horas o nocturno | Económica premium | Negocios |
| Tren, diurno menos de 6 horas | AC Chair Car | Executive Chair Car |
| Tren, nocturno | AC 2-tier | AC First Class |
Topes hoteleros según categoría de ciudad
Muestra| Categoría de ciudad | Por ejemplo | Tope por noche |
|---|---|---|
| Ciudades metropolitanas | Mumbai, Delhi NCR, Bengaluru, Chennai, Hyderabad | ₹9,000 |
| Ciudades de categoría 2 | Jaipur, Kochi, Lucknow, Indore | ₹6,000 |
| Otras ciudades | Pueblos y ubicaciones de plantas | ₹4,000 |
| Internacional | Londres, Singapur, Dubái y otras | Establecido por ciudad |
- Vuelos nacionales reservados con al menos 7 días de anticipación, o se proporciona una razón
- Traslados prereservados para cualquier llegada después de las 10 PM
- Aprobación adicional para destinos bajo aviso de viaje activo
Política de ejemplo para ilustración. Los topes son antes de impuestos; sus reglas, categorías y límites se establecen con usted.
Deber de cuidado
Cada viajero contabilizado, sin ser rastreado.
Cuidar de las personas en el camino es parte del trabajo y no debería depender de que alguien revise una hoja de cálculo a medianoche.
- Quién está dónde. Una vista en tiempo real de los vuelos, hoteles y taxis de cada viajero, construida a partir de reservas, nunca de la ubicación del teléfono.
- Alertas de interrupciones. Retrasos, cancelaciones y avisos, con los viajeros afectados listados para su gestor de viajes.
- Listo antes de la salida. Verificaciones de visa y entrada para viajes internacionales a través de nuestro equipo de documentos de viaje.
- Personas que responden. Soporte humano con escalación clara cuando un viaje sale mal, además de seguro de viaje de negocios donde lo necesite.
Para gerentes de finanzas y viajes
Menos recibos. Libros más limpios.
-
Un estado de cuenta mensual
Cada reserva de vuelos, hoteles, trenes y taxis en un solo estado de cuenta, con facturación central o tarjeta corporativa.
-
Centros de costo y códigos
Códigos de departamento, proyecto y cliente capturados al reservar, para que los informes coincidan con la organización de su empresa.
-
Facturas que concilian
Facturas GST recogidas de aerolíneas y hoteles y entregadas en un solo lugar, listas para conciliar con sus registros.
-
Boletos no usados rastreados
Créditos de vuelos cancelados rastreados por viajero y fecha de vencimiento, para que se usen y no se pierdan.
-
Cumplimiento de políticas
Excepciones, motivos y tiempos de aprobación reportados por equipo, para que pueda ajustar la política en lugar de hacerla cumplir estrictamente.
-
Reuniones fuera de la oficina y eventos
Reuniones de equipo y conferencias reservadas con tarifas grupales, roles compartidos y listas de habitaciones.
Para empresas
Cuéntenos cómo viaja su equipo.
Una nota breve es suficiente para comenzar. Una persona designada de nuestro equipo corporativo responderá para entender su política, aprobadores y necesidades de facturación.
- Sin compromiso y sin secuencia automática de ventas
- Su política de viajes existente puede ser mapeada tal como es
- Funciona para un equipo de cinco o cinco mil
Preguntas frecuentes para empresas
Viajes corporativos, las respuestas prácticas.
¿Recibiremos facturas GST a nombre de nuestra empresa para vuelos y hoteles?
Sí, cuando el GSTIN y los datos registrados de su empresa estén en la reserva. Las aerolíneas y hoteles emiten facturas fiscales contra ese GSTIN, y nuestra factura por el servicio también lo incluye. Si puede reclamar crédito fiscal depende del servicio y sus circunstancias, por lo que debe confirmar la elegibilidad con su asesor fiscal.
¿Cómo funcionan las aprobaciones cuando un viaje está fuera de la política?
El viajero aún puede solicitarlo, pero debe dar una razón. El aprobador ve la excepción, el motivo y la diferencia de precio respecto a la opción dentro de la política, luego aprueba o rechaza. Se pueden designar delegados para cuando un aprobador está ausente, y los viajes dentro de la política pueden omitir la aprobación por completo.
¿Pueden diferentes equipos o niveles tener políticas de viaje distintas?
Sí. La clase de cabina, límites de hotel, reglas de reserva anticipada y aprobadores pueden variar según el nivel, departamento, centro de costo o destino. Un equipo de ventas que vuela semanalmente y un equipo directivo que viaja a larga distancia pueden tener reglas que se ajusten a sus necesidades.
¿Cómo se ve el deber de cuidado en la práctica?
Su gestor de viajes puede ver quién viaja dónde, basado en reservas y no en el seguimiento del teléfono, y recibe alertas cuando hay interrupciones en vuelos o cambios en avisos de destino. Se puede contactar rápidamente a los viajeros afectados, y las reglas para llegadas tardías o destinos de alto riesgo pueden incorporarse a la política.
¿Existe un volumen mínimo de viajes para una cuenta corporativa?
No hay un mínimo publicado. Equipos con pocos viajeros usan las mismas herramientas de política, aprobación y facturación que empresas más grandes. Cuéntenos sobre su patrón de viajes y le sugeriremos la configuración que mejor se adapte.
¿Pueden los empleados reservar directamente o solo a través de un escritorio de viajes?
Ambas opciones funcionan. Los empleados pueden reservar por sí mismos dentro de la política, o pedir a un coordinador de viajes que reserve por ellos. De cualquier forma, se aplican las mismas reglas, aprobaciones y facturas, y cada reserva es visible en el panel de la empresa.
Para empresas
Política que la gente realmente sigue.
Establezca las reglas una vez. Los viajeros reservan dentro de ellas, los aprobadores ven solo lo que necesita decisión y finanzas recibe facturas que concilian.