Perjalanan korporat
Perjalanan bisnis, sesuai kebijakan dan tertib.
Manajemen perjalanan korporat untuk perusahaan dan tim di India: pemesanan yang mengikuti kebijakan perjalanan Anda, persetujuan dengan satu ketukan, tanggung jawab perlindungan untuk setiap pelancong, dan faktur yang sesuai GST yang dapat direkonsiliasi oleh bagian keuangan.
Kebijakan & persetujuan
Dari permintaan hingga faktur, dalam lima langkah jelas.
Ikuti satu contoh perjalanan melalui alur tersebut. Pelancong memesan sesuai aturan Anda, pemberi persetujuan hanya melihat yang perlu diputuskan, dan bagian keuangan menerima faktur yang sesuai.
Langkah 1 · Pelancong
Permintaan pelancong
Pelancong memilih penerbangan, hotel, dan taksi dalam alur pemesanan perusahaan, menambahkan tujuan perjalanan dan pusat biaya. Opsi di luar kebijakan terlihat tetapi ditandai dengan jelas.
BOM → BLR · 12–13 Nov · 1 pelancong
Permintaan pelancong
- Penerbangan
- Mumbai → Bengaluru · 07:00 · Ekonomi
- Hotel
- 1 malam dekat Outer Ring Road
- Transportasi darat
- Taksi bandara, kedua ujung
- Tujuan
- Workshop klien · Sales West
Perjalanan contoh · hanya ilustrasi
Langkah 2 · Otomatis
Pemeriksaan kebijakan
Setiap elemen diperiksa terhadap aturan Anda sebelum ada yang diminta menyetujui. Item sesuai kebijakan lolos tanpa pemberitahuan; apa pun di luar kebijakan memerlukan alasan dari pelancong.
BOM → BLR · 12–13 Nov · 1 pelancong
Pemeriksaan kebijakan
- Kabin
- Ekonomi untuk penerbangan di bawah 3 jam
- Hotel
- Dalam batas malam kota metro
- Pesanan awal
- Dipesan 5 hari sebelumnya; kebijakan meminta 7 hari
- Alasan
- “Klien memajukan jadwal workshop”
Perjalanan contoh · hanya ilustrasi
Langkah 3 · Pemberi persetujuan
Persetujuan manajer
Pemberi persetujuan melihat perjalanan, totalnya, dan setiap pengecualian beserta alasan yang diberikan, lalu menyetujui atau menolak dari email atau dasbor. Perjalanan yang sepenuhnya sesuai kebijakan dapat diatur untuk disetujui secara otomatis.
BOM → BLR · 12–13 Nov · 1 pelancong
Persetujuan manajer
- Pemberi persetujuan
- Kepala Sales West
- Keputusan
- Disetujui dengan catatan
- Cadangan
- Delegasikan penyetuju jika tidak ada balasan dalam 4 jam
Perjalanan contoh · hanya ilustrasi
Langkah 4 · InfiniaTrips
Pemesanan
Tarif dan harga divalidasi ulang, kemudian dipesan. Setiap elemen memiliki statusnya sendiri, sehingga hotel yang masih menunggu konfirmasi properti tidak pernah ditampilkan sebagai sudah dikonfirmasi.
BOM → BLR · 12–13 Nov · 1 pelancong
Pemesanan
- Penerbangan
- E-ticket diterbitkan
- Hotel
- Dikonfirmasi oleh properti
- Taksi
- Voucher dikirim ke pelancong
Perjalanan contoh · hanya ilustrasi
Langkah 5 · Keuangan
Faktur sesuai GST
Maskapai penerbangan dan hotel mengeluarkan faktur GST terhadap GSTIN perusahaan Anda saat disediakan saat pemesanan, dan faktur biaya layanan kami juga memuatnya. Bagian keuangan menerima setiap faktur dengan pusat biaya yang terlampir.
BOM → BLR · 12–13 Nov · 1 pelancong
Faktur sesuai GST
- Faktur
- Maskapai, hotel, dan biaya layanan
- GSTIN
- GSTIN perusahaan pada setiap faktur
- Pengkodean
- Pusat biaya dan tujuan perjalanan terlampir
Perjalanan contoh · hanya ilustrasi
Aturan kebijakan
Aturan ditulis sekali, diberlakukan setiap saat.
Kebijakan perjalanan hanya efektif jika orang dapat mengikutinya saat memesan. Berikut cara kebijakan tipikal dibaca di dalam InfiniaTrips. Setiap nilai dapat Anda atur sendiri.
Kabin berdasarkan durasi perjalanan
Contoh| Durasi perjalanan | Semua staf | Direktur dan setara ke atas |
|---|---|---|
| Hingga 3 jam | Ekonomi | Ekonomi |
| 3 hingga 6 jam | Ekonomi dengan kursi pilihan | Premium ekonomi jika tersedia |
| Lebih dari 6 jam, atau semalam | Premium ekonomi | Bisnis |
| Kereta api, siang hari kurang dari 6 jam | AC Chair Car | Executive Chair Car |
| Kereta api, semalam | AC 2-tier | AC First Class |
Batas hotel berdasarkan tingkat kota
Contoh| Tingkat kota | Sebagai contoh | Batas per malam |
|---|---|---|
| Kota metro | Mumbai, Delhi NCR, Bengaluru, Chennai, Hyderabad | ₹9,000 |
| Kota tingkat 2 | Jaipur, Kochi, Lucknow, Indore | ₹6,000 |
| Kota lain | Kota distrik dan lokasi pabrik | ₹4,000 |
| Internasional | London, Singapore, Dubai dan lainnya | Ditentukan per kota |
- Penerbangan domestik dipesan minimal 7 hari sebelumnya, atau alasan diberikan
- Transfer bandara yang dipesan sebelumnya untuk kedatangan setelah pukul 10 malam
- Persetujuan tambahan untuk tujuan di bawah advis perjalanan aktif
Kebijakan contoh untuk ilustrasi. Batas adalah sebelum pajak; aturan, tingkat, dan batas Anda ditetapkan bersama Anda.
Tanggung jawab perawatan
Setiap pelancong diperhitungkan, tanpa dilacak.
Menjaga orang-orang di perjalanan adalah bagian dari pekerjaan, dan seharusnya tidak bergantung pada seseorang yang memeriksa spreadsheet tengah malam.
- Siapa di mana. Tampilan langsung dari setiap penerbangan, hotel, dan taksi pelancong, dibangun dari pemesanan, bukan dari lokasi telepon.
- Peringatan gangguan. Penundaan, pembatalan, dan pemberitahuan, dengan daftar pelancong yang terdampak untuk manajer perjalanan Anda.
- Siap sebelum keberangkatan. Pemeriksaan visa dan masuk untuk perjalanan internasional melalui tim dokumen perjalanan kami.
- Orang yang siap membantu. Dukungan manusia dengan eskalasi yang jelas saat perjalanan bermasalah, plus asuransi perjalanan bisnis saat Anda membutuhkannya.
Untuk manajer keuangan dan perjalanan
Lebih sedikit struk. Buku yang lebih rapi.
-
Satu pernyataan bulanan
Setiap pemesanan penerbangan, hotel, kereta api, dan taksi dalam satu pernyataan, dengan penagihan pusat atau kartu perusahaan.
-
Pusat biaya dan kode
Kode departemen, proyek, dan klien dicatat saat pemesanan, sehingga laporan sesuai dengan organisasi bisnis Anda.
-
Faktur yang sesuai
Faktur GST dikumpulkan dari maskapai dan hotel dan disampaikan dalam satu tempat, siap untuk dicocokkan dengan catatan Anda.
-
Tiket yang tidak terpakai dilacak
Kredit dari penerbangan yang dibatalkan dilacak berdasarkan pelancong dan tanggal kedaluwarsa, sehingga digunakan dan tidak hilang.
-
Kepatuhan kebijakan
Pengecualian, alasan, dan waktu persetujuan dilaporkan per tim, sehingga Anda dapat menyempurnakan kebijakan daripada mengawasinya.
-
Offsite dan acara
Offsite tim dan konferensi dipesan dengan tarif grup, peran bersama, dan daftar kamar.
Untuk perusahaan
Beritahu kami bagaimana tim Anda bepergian.
Catatan singkat sudah cukup untuk memulai. Seseorang dari tim korporat kami akan membalas untuk memahami kebijakan, pemberi persetujuan, dan kebutuhan penagihan Anda.
- Tanpa kewajiban dan tanpa urutan penjualan otomatis
- Kebijakan perjalanan Anda yang ada dapat dipetakan sebagaimana adanya
- Bekerja untuk tim dari lima hingga lima ribu orang
FAQ Bisnis
Perjalanan korporat, jawaban praktis.
Apakah kami akan mendapatkan faktur GST atas nama perusahaan kami untuk penerbangan dan hotel?
Ya, ketika GSTIN dan detail terdaftar perusahaan Anda ada pada pemesanan. Maskapai dan hotel mengeluarkan faktur pajak berdasarkan GSTIN tersebut, dan faktur biaya layanan kami juga mencantumkannya. Apakah Anda dapat mengklaim kredit pajak masukan tergantung pada layanan dan keadaan Anda, jadi konfirmasikan kelayakan dengan penasihat pajak Anda.
Bagaimana proses persetujuan saat perjalanan di luar kebijakan?
Pelancong masih dapat mengajukan permintaan, tetapi harus memberikan alasan. Pemberi persetujuan melihat pengecualian, alasan, dan perbedaan harga dibandingkan opsi dalam kebijakan, lalu menyetujui atau menolak. Delegasi dapat ditetapkan saat pemberi persetujuan tidak ada, dan perjalanan sesuai kebijakan dapat melewati persetujuan sepenuhnya.
Apakah tim atau tingkatan berbeda dapat memiliki kebijakan perjalanan yang berbeda?
Ya. Kelas kabin, batas hotel, aturan pemesanan awal, dan pemberi persetujuan dapat berbeda menurut tingkatan, departemen, pusat biaya, atau tujuan. Tim penjualan yang terbang mingguan dan tim kepemimpinan yang bepergian jarak jauh dapat memiliki aturan yang sesuai.
Seperti apa bentuk duty of care dalam praktik?
Manajer perjalanan Anda dapat melihat siapa yang bepergian ke mana, dibangun dari pemesanan bukan pelacakan telepon, dan menerima peringatan saat penerbangan terganggu atau pemberitahuan tujuan berubah. Pelancong yang terdampak dapat dihubungi dengan cepat, dan aturan kedatangan terlambat atau tujuan berisiko tinggi dapat dimasukkan dalam kebijakan.
Apakah ada volume perjalanan minimum untuk akun korporat?
Tidak ada minimum yang dipublikasikan. Tim dengan beberapa pelancong menggunakan alat kebijakan, persetujuan, dan penagihan yang sama seperti perusahaan besar. Beritahu kami pola perjalanan Anda dan kami akan menyarankan pengaturan yang sesuai.
Apakah karyawan dapat memesan langsung, atau hanya melalui meja perjalanan?
Keduanya bisa. Karyawan dapat memesan sendiri sesuai kebijakan, atau meminta koordinator perjalanan memesan untuk mereka. Bagaimanapun, aturan, persetujuan, dan faktur yang sama berlaku, dan setiap pemesanan terlihat di dasbor perusahaan.
Untuk perusahaan
Kebijakan yang benar-benar diikuti orang.
Tetapkan aturan sekali. Pelancong memesan sesuai aturan, pemberi persetujuan hanya melihat yang perlu diputuskan, dan keuangan mendapatkan faktur yang sesuai.