کارپوریٹ سفر
کاروباری سفر، پالیسی کے مطابق اور ترتیب میں۔
بھارت میں کمپنیوں اور ٹیموں کے لیے کارپوریٹ سفر کا انتظام: ایسی بکنگ جو آپ کی سفر کی پالیسی کی پیروی کرتی ہے، ایک ٹچ میں منظوری، ہر مسافر کے لیے دیکھ بھال کی ذمہ داری، اور GST کے مطابق انوائسز جو مالیات تصدیق کر سکتی ہے۔
پالیسی اور منظوری
درخواست سے انوائس تک، پانچ واضح مراحل میں۔
ایک نمونہ سفر کو پورے عمل میں فالو کریں۔ مسافر آپ کے قواعد کے اندر بکنگ کرتے ہیں، منظوری دینے والے صرف وہی دیکھتے ہیں جس کا فیصلہ کرنا ضروری ہو، اور مالیات کو ایسے انوائسز ملتے ہیں جو میل کھاتے ہیں۔
مرحلہ 1 · مسافر
مسافر کی درخواستیں
مسافر کمپنی کی بکنگ کے عمل کے اندر فلائٹس، ہوٹل اور کیب منتخب کرتا ہے، سفر کا مقصد اور لاگت کا مرکز شامل کرتا ہے۔ پالیسی سے باہر کے اختیارات نظر آتے ہیں لیکن واضح طور پر نشان زد ہوتے ہیں۔
BOM → BLR · 12–13 نومبر · 1 مسافر
مسافر کی درخواستیں
- فلائٹ
- ممبئی → بنگلور · 07:00 · اکنامی
- ہوٹل
- Outer Ring Road کے قریب 1 رات
- زمینی سفر
- ایئرپورٹ کیب، دونوں طرف
- مقصد
- کلائنٹ ورکشاپ · سیلز ویسٹ
نمونہ سفر · صرف وضاحتی
مرحلہ 2 · خودکار
پالیسی کی جانچ
ہر عنصر کو آپ کے قواعد کے مطابق چیک کیا جاتا ہے اس سے پہلے کہ کسی سے منظوری طلب کی جائے۔ پالیسی کے اندر آئٹمز خاموشی سے پاس ہو جاتے ہیں؛ پالیسی سے باہر کوئی بھی چیز مسافر سے وجہ طلب کرتی ہے۔
BOM → BLR · 12–13 نومبر · 1 مسافر
پالیسی کی جانچ
- کابن
- 3 گھنٹے سے کم کی فلائٹ کے لیے اکنامی
- ہوٹل
- میٹرو شہر کی رات کے کیپ کے اندر
- ایڈوانس
- 5 دن پہلے بک کیا گیا؛ پالیسی 7 دن مانگتی ہے
- وجہ
- “کلائنٹ نے ورکشاپ کو آگے کر دیا”
نمونہ سفر · صرف وضاحتی
مرحلہ 3 · منظوری دینے والا
مینیجر کی منظوری
منظور کنندہ سفر، اس کا کل اور دی گئی وجہ کے ساتھ کوئی استثناء دیکھتا ہے، پھر ای میل یا ڈیش بورڈ سے منظوری دیتا ہے یا مسترد کرتا ہے۔ مکمل طور پر پالیسی کے اندر سفر خودکار منظوری کے لیے سیٹ کیے جا سکتے ہیں۔
BOM → BLR · 12–13 نومبر · 1 مسافر
مینیجر کی منظوری
- منظور کنندہ
- ہیڈ آف سیلز ویسٹ
- فیصلہ
- نوٹ کے ساتھ منظور شدہ
- متبادل
- اگر 4 گھنٹے میں جواب نہ ملے تو منظوری دینے والے کو تفویض کریں
نمونہ سفر · صرف وضاحتی
مرحلہ 4 · InfiniaTrips
بکنگ
کرایے اور نرخ دوبارہ تصدیق کیے جاتے ہیں، پھر بک کیے جاتے ہیں۔ ہر عنصر کی اپنی حیثیت ہوتی ہے، اس لیے جو ہوٹل ابھی پراپرٹی کی تصدیق کا انتظار کر رہا ہو اسے کبھی تصدیق شدہ کے طور پر نہیں دکھایا جاتا۔
BOM → BLR · 12–13 نومبر · 1 مسافر
بکنگ
- فلائٹ
- ای-ٹکٹ جاری ہو چکا ہے
- ہوٹل
- پراپرٹی کی طرف سے تصدیق شدہ
- کبز
- واؤچرز مسافر کو بھیجے گئے ہیں
نمونہ سفر · صرف وضاحتی
مرحلہ 5 · فنانس
GST کے مطابق انوائس
ایئر لائنز اور ہوٹلز آپ کی کمپنی کے GSTIN کے خلاف GST انوائسز جاری کرتے ہیں جب یہ بکنگ کے وقت فراہم کیا جائے، اور ہماری سروس فیس کی انوائس میں بھی یہ شامل ہوتا ہے۔ فنانس کو ہر انوائس لاگت کے مرکز کے ساتھ موصول ہوتا ہے۔
BOM → BLR · 12–13 نومبر · 1 مسافر
GST کے مطابق انوائس
- انوائسز
- ایئر لائن، ہوٹل اور سروس فیس
- GSTIN
- ہر انوائس پر کمپنی کا GSTIN
- کوڈنگ
- لاگت کا مرکز اور سفر کا مقصد منسلک
نمونہ سفر · صرف وضاحتی
پالیسی کے قواعد
قواعد ایک بار لکھے جاتے ہیں، ہر بار لاگو کیے جاتے ہیں۔
ایک سفری پالیسی تب ہی کام کرتی ہے جب لوگ اسے بکنگ کے دوران آسانی سے فالو کر سکیں۔ InfiniaTrips کے اندر ایک عام پالیسی کچھ یوں ہوتی ہے۔ ہر قیمت آپ کی مرضی کے مطابق سیٹ کی جا سکتی ہے۔
سفر کی مدت کے مطابق کیبن
نمونہ| سفر کی مدت | تمام عملہ | ڈائریکٹر اور اس سے اوپر |
|---|---|---|
| 3 گھنٹے تک | اکانومی | اکانومی |
| 3 سے 6 گھنٹے | اکانومی جس میں پسندیدہ نشست ہو | جہاں دستیاب ہو وہاں پریمیم اکانومی |
| 6 گھنٹے سے زیادہ، یا رات بھر کا سفر | پریمیم اکانومی | کاروبار |
| ریل، دن کے وقت 6 گھنٹے سے کم | AC چیئر کار | ایگزیکٹو چیئر کار |
| ریل، رات بھر کا سفر | AC 2-ٹئیر | AC فرسٹ کلاس |
شہر کی سطح کے مطابق ہوٹل کی حدیں
نمونہ| شہر کی سطح | مثال کے طور پر | فی رات حد |
|---|---|---|
| میٹرو شہر | ممبئی، دہلی NCR، بنگلور، چنئی، حیدرآباد | ₹9,000 |
| ٹئیر 2 شہر | جے پور، کوچی، لکھنؤ، اندور | ₹6,000 |
| دیگر شہر | ضلع کے شہر اور پلانٹ کے مقامات | ₹4,000 |
| بین الاقوامی | لندن، سنگاپور، دبئی اور دیگر | ہر شہر کے لیے مقرر کردہ |
- گھریلو پروازیں کم از کم 7 دن پہلے بک کی جائیں، یا وجہ دی جائے
- رات 10 بجے کے بعد کسی بھی آمد کے لیے پہلے سے بک شدہ ایئرپورٹ ٹرانسفرز
- فعال سفری مشورے کے تحت مقامات کے لیے اضافی منظوری
مثال کے طور پر پالیسی۔ حدیں ٹیکسز سے پہلے ہیں؛ آپ کے قواعد، گریڈز اور حدود آپ کے ساتھ سیٹ کی جاتی ہیں۔
دھیان کی ذمہ داری
ہر مسافر کا حساب رکھا گیا، بغیر ٹریک کیے۔
سفر کے دوران لوگوں کی دیکھ بھال کرنا کام کا حصہ ہے، اور یہ کسی کے آدھی رات کو اسپریڈشیٹ چیک کرنے پر منحصر نہیں ہونا چاہیے۔
- ہر شخص کہاں ہے۔ ہر مسافر کی پروازوں، ہوٹلوں اور کیبوں کا لائیو منظر، بکنگز سے بنایا گیا، فون لوکیشن سے نہیں۔
- خلل کی اطلاع۔ تاخیر، منسوخیاں اور مشورے، متاثرہ مسافروں کی فہرست کے ساتھ آپ کے ٹریول مینیجر کے لیے۔
- روانگی سے پہلے تیار۔ بین الاقوامی سفر کے لیے ویزا اور داخلہ چیک ہماری travel documents team کے ذریعے۔
- وہ لوگ جو مدد کرتے ہیں۔ جب سفر غلط ہو جائے تو واضح اسکیلیشن کے ساتھ انسانی مدد، اور جہاں ضرورت ہو وہاں business travel insurance۔
مالیات اور سفر کے مینیجرز کے لیے
کم رسیدیں۔ صاف ستھری کتابیں۔
-
ایک ماہانہ بیان
پروازوں، ہوٹلوں، ریل اور کیب کی ہر بکنگ ایک ہی بیان پر، مرکزی بلنگ یا کمپنی کارڈ کے ساتھ۔
-
لاگت کے مراکز اور کوڈز
بکنگ کے وقت محکمہ، پروجیکٹ اور کلائنٹ کوڈز درج کیے جاتے ہیں، تاکہ رپورٹس آپ کے کاروبار کی تنظیم کے مطابق ہوں۔
-
چالان جو میل کھاتے ہیں
GST کے چالان ہوائی کمپنیوں اور ہوٹلوں سے جمع کیے جاتے ہیں اور ایک جگہ فراہم کیے جاتے ہیں، تاکہ آپ کے ریکارڈز سے میل کھا سکیں۔
-
غیر استعمال شدہ ٹکٹوں کا سراغ لگایا جاتا ہے
منسوخ شدہ پروازوں کے کریڈٹس مسافر اور میعاد ختم ہونے کی تاریخ کے حساب سے ٹریک کیے جاتے ہیں، تاکہ وہ ضائع ہونے کے بجائے استعمال ہوں۔
-
پالیسی کی تعمیل
استثنیٰ، وجوہات اور منظوری کے اوقات ٹیم کے حساب سے رپورٹ کیے جاتے ہیں، تاکہ آپ پالیسی کو بہتر بنا سکیں نہ کہ صرف اس کی نگرانی کریں۔
-
آف سائٹس اور تقریبات
ٹیم آف سائٹس اور کانفرنسز گروپ کرایوں، مشترکہ کرداروں اور روم لسٹ کے ساتھ بک کی جاتی ہیں۔
کمپنیوں کے لیے
ہمیں بتائیں کہ آپ کی ٹیم کیسے سفر کرتی ہے۔
شروع کرنے کے لیے ایک مختصر نوٹ کافی ہے۔ ہماری کارپوریٹ ٹیم کا ایک نامزد شخص آپ کی پالیسی، منظوری دہندگان اور انوائسنگ کی ضروریات کو سمجھنے کے لیے جواب دے گا۔
- کوئی پابندی نہیں اور کوئی خودکار سیلز سیکوئنس نہیں
- آپ کی موجودہ سفر کی پالیسی جیسی ہے ویسی ہی نقشہ بندی کی جا سکتی ہے
- یہ پانچ سے پانچ ہزار افراد کی ٹیم کے لیے کام کرتا ہے
کاروباری عمومی سوالات
کارپوریٹ سفر، عملی جوابات۔
کیا ہمیں پروازوں اور ہوٹلوں کے لیے ہماری کمپنی کے نام پر GST کے چالان ملیں گے؟
ہاں، جب آپ کی کمپنی کا GSTIN اور رجسٹرڈ تفصیلات بکنگ پر ہوں۔ ہوائی کمپنیاں اور ہوٹل اس GSTIN کے خلاف ٹیکس چالان جاری کرتے ہیں، اور ہماری سروس فیس کا چالان بھی اس پر مشتمل ہوتا ہے۔ آپ ان پٹ ٹیکس کریڈٹ کا دعویٰ کر سکتے ہیں یا نہیں، یہ سروس اور آپ کے حالات پر منحصر ہے، اس لیے اپنی ٹیکس مشیر سے اہلیت کی تصدیق کریں۔
جب سفر پالیسی سے باہر ہو تو منظوری کیسے کام کرتی ہے؟
مسافر پھر بھی درخواست دے سکتا ہے، لیکن وجہ دینی ہوگی۔ منظوری دہندہ استثنیٰ، وجہ اور پالیسی کے اندر کے آپشن کے مقابلے میں قیمت کا فرق دیکھتا ہے، پھر منظوری دیتا ہے یا مسترد کرتا ہے۔ جب منظوری دہندہ غیر حاضر ہو تو اس کے لیے نمائندے مقرر کیے جا سکتے ہیں، اور پالیسی کے اندر کے سفر منظوری کے بغیر ہو سکتے ہیں۔
کیا مختلف ٹیموں یا درجات کے لیے مختلف سفر کی پالیسیاں ہو سکتی ہیں؟
ہاں۔ کیبن کلاس، ہوٹل کی حد، پیشگی بکنگ کے قواعد اور منظوری دہندگان گریڈ، محکمہ، لاگت کے مرکز یا منزل کے لحاظ سے مختلف ہو سکتے ہیں۔ ایک سیلز ٹیم جو ہفتہ وار پرواز کرتی ہے اور ایک قیادت کی ٹیم جو طویل فاصلے کا سفر کرتی ہے، ہر ایک کے لیے مناسب قواعد ہو سکتے ہیں۔
عملی طور پر ڈیوٹی آف کیئر کیسا نظر آتا ہے؟
آپ کا ٹریول مینیجر دیکھ سکتا ہے کہ کون کہاں سفر کر رہا ہے، جو بکنگز سے بنایا گیا ہے نہ کہ فون ٹریکنگ سے، اور جب پروازوں میں خلل ہو یا منزل کا مشورہ بدلے تو اطلاع حاصل کرتا ہے۔ متاثرہ مسافروں سے جلد رابطہ کیا جا سکتا ہے، اور دیر سے پہنچنے یا خطرناک منزل کے قواعد پالیسی میں شامل کیے جا سکتے ہیں۔
کیا کارپوریٹ اکاؤنٹ کے لیے کم از کم سفر کی مقدار ضروری ہے؟
کوئی شائع شدہ کم از کم مقدار نہیں ہے۔ چند مسافروں والی ٹیمیں بھی وہی پالیسی، منظوری اور انوائسنگ کے اوزار استعمال کرتی ہیں جو بڑی کمپنیاں استعمال کرتی ہیں۔ ہمیں اپنے سفر کے نمونے کے بارے میں بتائیں اور ہم آپ کے لیے مناسب سیٹ اپ تجویز کریں گے۔
کیا ملازمین براہ راست بکنگ کر سکتے ہیں، یا صرف ٹریول ڈیسک کے ذریعے؟
دونوں ممکن ہیں۔ ملازمین اپنی پالیسی کے اندر خود کے لیے بکنگ کر سکتے ہیں، یا ٹریول کوآرڈینیٹر سے بکنگ کرانے کو کہہ سکتے ہیں۔ دونوں صورتوں میں وہی قواعد، منظوری اور چالان لاگو ہوتے ہیں، اور ہر بکنگ کمپنی ڈیش بورڈ میں نظر آتی ہے۔
کمپنیوں کے لیے
پالیسی جس کی لوگ واقعی پیروی کرتے ہیں۔
قواعد ایک بار مقرر کریں۔ مسافر ان کے اندر بکنگ کریں، منظوری دہندگان صرف وہی دیکھیں جو فیصلہ طلب ہو، اور مالیات کو ایسے چالان ملیں جو میل کھاتے ہوں۔