Geschäftsreisen
Geschäftsreisen, richtlinienkonform und geordnet.
Geschäftsreisemanagement für Unternehmen und Teams in Indien: Buchungen, die Ihrer Reiserichtlinie folgen, Freigaben mit einem Klick, Fürsorgepflicht für jeden Reisenden und GST-konforme Rechnungen, die die Finanzabteilung abgleichen kann.
Richtlinien & Freigaben
Von der Anfrage bis zur Rechnung, in fünf klaren Schritten.
Verfolgen Sie eine Beispielreise durch den Ablauf. Reisende buchen innerhalb Ihrer Regeln, Freigeber sehen nur, was entschieden werden muss, und die Finanzabteilung erhält passende Rechnungen.
Schritt 1 · Reisender
Anfrage des Reisenden
Der Reisende wählt Flüge, ein Hotel und Taxis innerhalb des unternehmensinternen Buchungsprozesses aus und fügt Reisezweck sowie Kostenstelle hinzu. Optionen außerhalb der Richtlinie sind sichtbar, aber deutlich gekennzeichnet.
BOM → BLR · 12.–13. Nov · 1 Reisender
Anfrage des Reisenden
- Flug
- Mumbai → Bengaluru · 07:00 · Economy
- Hotel
- 1 Nacht nahe Outer Ring Road
- Bodenverkehr
- Flughafentaxis, beide Strecken
- Zweck
- Kundenworkshop · Sales West
Beispielreise · nur zur Veranschaulichung
Schritt 2 · Automatisch
Richtlinienprüfung
Jedes Element wird vor der Freigabeprüfung anhand Ihrer Regeln geprüft. Richtlinienkonforme Punkte werden stillschweigend akzeptiert; alles außerhalb der Richtlinie erfordert eine Begründung vom Reisenden.
BOM → BLR · 12.–13. Nov · 1 Reisender
Richtlinienprüfung
- Kabine
- Economy für einen Flug unter 3 Stunden
- Hotel
- Innerhalb der nächtlichen Obergrenze für Metropolen
- Frühbuchung
- 5 Tage im Voraus gebucht; Richtlinie verlangt 7
- Begründung
- „Kunde hat den Workshop vorverlegt“
Beispielreise · nur zur Veranschaulichung
Schritt 3 · Freigeber
Managerfreigabe
Der Freigeber sieht die Reise, den Gesamtbetrag und jede Ausnahme mit Begründung, dann genehmigt oder lehnt er per E-Mail oder Dashboard ab. Vollständig richtlinienkonforme Reisen können automatisch freigegeben werden.
BOM → BLR · 12.–13. Nov · 1 Reisender
Managerfreigabe
- Freigeber
- Leiter Sales West
- Entscheidung
- Genehmigt mit Anmerkung
- Fallback
- Vertreter für Genehmiger, wenn keine Antwort innerhalb von 4 Stunden erfolgt
Beispielreise · nur zur Veranschaulichung
Schritt 4 · InfiniaTrips
Buchung
Tarife und Preise werden erneut überprüft und dann gebucht. Jedes Element hat seinen eigenen Status, sodass ein Hotel, das noch auf die Bestätigung der Unterkunft wartet, niemals als bestätigt angezeigt wird.
BOM → BLR · 12.–13. Nov · 1 Reisender
Buchung
- Flug
- E-Ticket ausgestellt
- Hotel
- Vom Hotel bestätigt
- Taxis
- Gutscheine an den Reisenden gesendet
Beispielreise · nur zur Veranschaulichung
Schritt 5 · Finanzen
GST-konforme Rechnung
Fluggesellschaften und Hotels stellen GST-Rechnungen gegen die GSTIN Ihres Unternehmens aus, wenn diese bei der Buchung angegeben wird, und unsere Servicegebührenrechnung enthält sie ebenfalls. Die Finanzabteilung erhält jede Rechnung mit dem zugehörigen Kostenstelle.
BOM → BLR · 12.–13. Nov · 1 Reisender
GST-konforme Rechnung
- Rechnungen
- Fluggesellschaft, Hotel und Servicegebühr
- GSTIN
- Unternehmens-GSTIN auf jeder Rechnung
- Codierung
- Kostenstelle und Reisezweck angehängt
Beispielreise · nur zur Veranschaulichung
Richtlinienregeln
Regeln einmal geschrieben, jedes Mal angewendet.
Eine Reiserichtlinie funktioniert nur, wenn die Nutzer sie bei der Buchung einhalten können. So sieht eine typische Richtlinie in InfiniaTrips aus. Jeder Wert kann von Ihnen festgelegt werden.
Kabine nach Reisedauer
Beispiel| Reisedauer | Alle Mitarbeiter | Direktor und höher |
|---|---|---|
| Bis zu 3 Stunden | Economy | Economy |
| 3 bis 6 Stunden | Economy mit bevorzugtem Sitzplatz | Premium Economy, wo angeboten |
| Über 6 Stunden oder Übernachtung | Premium Economy | Geschäftlich |
| Bahn, tagsüber unter 6 Stunden | AC Chair Car | Executive Chair Car |
| Bahn, Übernachtung | AC 2-tier | AC First Class |
Hotelobergrenzen nach Stadtkategorie
Beispiel| Stadtkategorie | Zum Beispiel | Obergrenze pro Nacht |
|---|---|---|
| Metropolen | Mumbai, Delhi NCR, Bengaluru, Chennai, Hyderabad | ₹9,000 |
| Städte der Kategorie 2 | Jaipur, Kochi, Lucknow, Indore | ₹6,000 |
| Andere Städte | Landkreise und Werksstandorte | ₹4,000 |
| International | London, Singapur, Dubai und andere | Pro Stadt festgelegt |
- Inlandsflüge mindestens 7 Tage im Voraus gebucht oder ein Grund angegeben
- Pre-booked airport transfers for any arrival after 10 PM
- Zusätzliche Genehmigung für Reiseziele mit aktiver Reisewarnung
Beispielrichtlinie zur Veranschaulichung. Obergrenzen sind vor Steuern; Ihre Regeln, Ränge und Limits werden mit Ihnen festgelegt.
Sorgfaltspflicht
Jeder Reisende erfasst, ohne verfolgt zu werden.
Sich um Menschen unterwegs zu kümmern, gehört zum Job – und sollte nicht davon abhängen, dass jemand um Mitternacht eine Tabelle überprüft.
- Wer ist wo. Eine Live-Ansicht aller Flüge, Hotels und Taxis jedes Reisenden, basierend auf Buchungen, niemals auf Telefonstandorten.
- Störungsmeldungen. Verspätungen, Ausfälle und Hinweise mit den betroffenen Reisenden, aufgelistet für Ihren Travel Manager.
- Bereit vor der Abreise. Visa- und Einreiseprüfungen für internationale Reisen durch unser Reisedokumenten-Team.
- Menschen, die reagieren. Menschlicher Support mit klarer Eskalation, wenn eine Reise schiefgeht, plus Geschäftsreiseversicherung dort, wo Sie sie benötigen.
Für Finanz- und Travel Manager
Weniger Belege. Sauberere Buchhaltung.
-
Eine monatliche Abrechnung
Jede Buchung für Flüge, Hotels, Bahn und Taxis auf einer einzigen Abrechnung, mit zentraler Abrechnung oder Firmenkarte.
-
Kostenstellen und Codes
Abteilung, Projekt- und Kunden-Codes werden bei der Buchung erfasst, sodass Berichte Ihrer Unternehmensorganisation entsprechen.
-
Rechnungen, die sich abgleichen lassen
GST-Rechnungen von Airlines und Hotels werden gesammelt und an einem Ort bereitgestellt, um sie mit Ihren Unterlagen abzugleichen.
-
Unbenutzte Tickets im Blick
Gutschriften aus stornierten Flügen werden nach Reisendem und Ablaufdatum verfolgt, damit sie genutzt und nicht verloren gehen.
-
Richtlinieneinhaltung
Ausnahmen, Gründe und Genehmigungszeiten werden nach Team berichtet, sodass Sie die Richtlinie anpassen können, statt sie zu überwachen.
-
Offsites und Events
Team-Offsites und Konferenzen werden mit Gruppentarifen, geteilten Rollen und Zimmerlisten gebucht.
Für Unternehmen
Sagen Sie uns, wie Ihr Team reist.
Eine kurze Nachricht genügt zum Start. Eine namentlich benannte Person aus unserem Corporate-Team wird antworten, um Ihre Richtlinie, Genehmiger und Abrechnungsbedürfnisse zu verstehen.
- Keine Verpflichtung und keine automatisierte Verkaufskette
- Ihre bestehende Reiserichtlinie kann unverändert abgebildet werden
- Funktioniert für ein Team von fünf bis fünftausend Personen
Business-FAQ
Geschäftsreisen, die praktischen Antworten.
Erhalten wir GST-Rechnungen auf den Namen unseres Unternehmens für Flüge und Hotels?
Ja, wenn Ihre Unternehmens-GSTIN und registrierten Daten bei der Buchung angegeben sind. Airlines und Hotels stellen Steuerrechnungen gegen diese GSTIN aus, und unsere Servicegebührenrechnung enthält sie ebenfalls. Ob Sie Vorsteuerabzug geltend machen können, hängt von der Leistung und Ihren Umständen ab – klären Sie die Berechtigung mit Ihrem Steuerberater.
Wie funktionieren Genehmigungen, wenn eine Reise außerhalb der Richtlinie liegt?
Der Reisende kann sie trotzdem anfragen, muss aber einen Grund angeben. Der Genehmiger sieht die Ausnahme, den Grund und die Preisdifferenz zur Richtlinienoption und entscheidet dann über Genehmigung oder Ablehnung. Vertreter können für Abwesenheiten eines Genehmigers festgelegt werden, und Reisen innerhalb der Richtlinie können ganz ohne Genehmigung gebucht werden.
Können verschiedene Teams oder Hierarchieebenen unterschiedliche Reiserichtlinien haben?
Ja. Kabinenklasse, Hotelobergrenzen, Vorausbuchungsregeln und Genehmiger können je nach Ebene, Abteilung, Kostenstelle oder Reiseziel variieren. Ein Vertriebsteam mit wöchentlichen Flügen und ein Führungsteam mit Langstreckenreisen können jeweils passende Regeln haben.
Wie sieht die Fürsorgepflicht (Duty of Care) in der Praxis aus?
Ihr Travel Manager sieht, wer wo reist, basierend auf Buchungen und nicht auf Telefonverfolgung, und erhält Benachrichtigungen bei Flugstörungen oder Änderungen von Reisehinweisen. Betroffene Reisende können schnell kontaktiert werden, und Regeln für späte Ankünfte oder Risikoziele können in die Richtlinie integriert werden.
Gibt es ein Mindestreisevolumen für ein Firmenkonto?
Es gibt keine veröffentlichte Mindestmenge. Teams mit wenigen Reisenden nutzen dieselben Richtlinien-, Genehmigungs- und Abrechnungstools wie größere Unternehmen. Teilen Sie uns Ihr Reiseverhalten mit, und wir schlagen die passende Einrichtung vor.
Können Mitarbeiter direkt buchen oder nur über ein Travel Desk?
Beides ist möglich. Mitarbeiter können selbst innerhalb der Richtlinie buchen oder einen Travel-Koordinator mit der Buchung beauftragen. In beiden Fällen gelten dieselben Regeln, Genehmigungen und Rechnungen, und jede Buchung ist im Unternehmens-Dashboard sichtbar.
Für Unternehmen
Richtlinien, denen Menschen wirklich folgen.
Legen Sie die Regeln einmal fest. Reisende buchen innerhalb dieser, Genehmiger sehen nur, was entschieden werden muss, und die Finanzabteilung erhält Rechnungen, die sich abgleichen lassen.