কর্পোরেট ট্রাভেল
ব্যবসায়িক ভ্রমণ, নীতিমালা অনুযায়ী এবং সঠিকভাবে।
ভারতের কোম্পানি ও দলের জন্য কর্পোরেট ট্রাভেল ম্যানেজমেন্ট: আপনার ট্রাভেল নীতিমালা অনুসরণ করে বুকিং, এক ট্যাপে অনুমোদন, প্রতিটি যাত্রীর যত্নের দায়িত্ব এবং ফাইন্যান্সের মিলানোর জন্য GST-অনুমোদিত চালান।
নীতিমালা ও অনুমোদন
অনুরোধ থেকে চালান পর্যন্ত, পাঁচটি স্পষ্ট ধাপে।
একটি নমুনা যাত্রাকে প্রবাহের মাধ্যমে অনুসরণ করুন। যাত্রীরা আপনার নিয়মের মধ্যে বুকিং করেন, অনুমোদনকারীরা শুধুমাত্র সিদ্ধান্তের জন্য যা প্রয়োজন তা দেখেন, এবং ফাইন্যান্স মিলানো চালান পায়।
ধাপ 1 · যাত্রী
যাত্রী অনুরোধ
যাত্রী কোম্পানির বুকিং প্রবাহের মধ্যে ফ্লাইট, হোটেল এবং ক্যাব বেছে নেন, যাত্রার উদ্দেশ্য এবং খরচ কেন্দ্র যোগ করেন। নীতিমালার বাইরে বিকল্পগুলি দৃশ্যমান কিন্তু স্পষ্টভাবে চিহ্নিত।
BOM → BLR · 12–13 Nov · 1 যাত্রী
যাত্রী অনুরোধ
- ফ্লাইট
- মুম্বাই → বেঙ্গালুরু · 07:00 · ইকোনমি
- হোটেল
- Outer Ring Road এর কাছে 1 রাত
- গ্রাউন্ড
- এয়ারপোর্ট ক্যাব, উভয় প্রান্তে
- উদ্দেশ্য
- ক্লায়েন্ট ওয়ার্কশপ · Sales West
নমুনা যাত্রা · শুধুমাত্র উদাহরণস্বরূপ
ধাপ 2 · স্বয়ংক্রিয়
নীতিমালা পরীক্ষা
যেকোনো অনুমোদনের আগে আপনার নিয়মের বিরুদ্ধে প্রতিটি উপাদান পরীক্ষা করা হয়। নীতিমালার মধ্যে আইটেমগুলি নিঃশব্দে পাস হয়; নীতিমালার বাইরে যেকোনো কিছু জন্য যাত্রীর কাছ থেকে কারণ প্রয়োজন।
BOM → BLR · 12–13 Nov · 1 যাত্রী
নীতিমালা পরীক্ষা
- কেবিন
- 3 ঘণ্টার নিচের ফ্লাইটের জন্য Economy
- হোটেল
- মেট্রো-শহরের রাত্রীকালীন সীমার মধ্যে
- অগ্রিম
- 5 দিন আগে বুক করা হয়েছে; নীতিমালা 7 দিন চায়
- কারণ
- “ক্লায়েন্ট ওয়ার্কশপটি এগিয়ে এনেছে”
নমুনা যাত্রা · শুধুমাত্র উদাহরণস্বরূপ
ধাপ 3 · অনুমোদনকারী
ম্যানেজার অনুমোদন
অনুমোদনকারী যাত্রা, এর মোট এবং দেওয়া কারণসহ যেকোনো ব্যতিক্রম দেখে, তারপর ইমেইল বা ড্যাশবোর্ড থেকে অনুমোদন বা প্রত্যাখ্যান করেন। সম্পূর্ণ নীতিমালা-অনুসৃত যাত্রাগুলো স্বয়ংক্রিয় অনুমোদনের জন্য সেট করা যেতে পারে।
BOM → BLR · 12–13 Nov · 1 যাত্রী
ম্যানেজার অনুমোদন
- অনুমোদনকারী
- Sales West প্রধান
- সিদ্ধান্ত
- একটি নোটসহ অনুমোদিত
- ফলব্যাক
- যদি 4 ঘণ্টার মধ্যে উত্তর না আসে তবে অনুমোদনকারীকে প্রতিনিধিত্ব করুন
নমুনা যাত্রা · শুধুমাত্র উদাহরণস্বরূপ
ধাপ 4 · InfiniaTrips
বুকিং
ভাড়া এবং রেটগুলি পুনরায় যাচাই করা হয়, তারপর বুক করা হয়। প্রতিটি উপাদানের নিজস্ব অবস্থা থাকে, তাই একটি হোটেল যা এখনও সম্পত্তির নিশ্চিতকরণের অপেক্ষায় রয়েছে তা কখনই নিশ্চিত হিসাবে দেখানো হয় না।
BOM → BLR · 12–13 Nov · 1 যাত্রী
বুকিং
- ফ্লাইট
- ই-টিকিট ইস্যু করা হয়েছে
- হোটেল
- সম্পত্তির দ্বারা নিশ্চিতকৃত
- ক্যাব
- ভাউচারগুলি ভ্রমণকারীর কাছে পাঠানো হয়েছে
নমুনা যাত্রা · শুধুমাত্র উদাহরণস্বরূপ
ধাপ 5 · ফাইন্যান্স
জিএসটি-অনুগত চালান
এয়ারলাইন এবং হোটেলগুলি বুকিংয়ের সময় সরবরাহ করা হলে আপনার কোম্পানির GSTIN এর বিরুদ্ধে জিএসটি চালান ইস্যু করে, এবং আমাদের সার্ভিস-ফি চালানেও এটি থাকে। ফাইন্যান্স প্রতিটি চালান খরচ কেন্দ্র সংযুক্ত করে গ্রহণ করে।
BOM → BLR · 12–13 Nov · 1 যাত্রী
জিএসটি-অনুগত চালান
- চালানসমূহ
- এয়ারলাইন, হোটেল এবং সার্ভিস ফি
- জিএসটিআইএন
- প্রতিটি চালানে কোম্পানির GSTIN
- কোডিং
- খরচ কেন্দ্র এবং ট্রিপের উদ্দেশ্য সংযুক্ত
নমুনা যাত্রা · শুধুমাত্র উদাহরণস্বরূপ
নীতিমালা নিয়মাবলী
একবার লেখা নিয়ম, প্রতিবার প্রয়োগ করা হয়।
একটি ভ্রমণ নীতিমালা তখনই কার্যকর হয় যখন মানুষ বুকিং করার সময় এটি অনুসরণ করতে পারে। InfiniaTrips এর ভিতরে একটি সাধারণ নীতিমালা কীভাবে পড়ে তা এখানে দেওয়া হল। প্রতিটি মান আপনি নির্ধারণ করতে পারেন।
ট্রিপের দৈর্ঘ্য অনুযায়ী ক্যাবিন
নমুনা| ট্রিপের দৈর্ঘ্য | সমস্ত কর্মী | পরিচালক এবং তার উপরে |
|---|---|---|
| সর্বোচ্চ 3 ঘণ্টা | ইকোনমি | ইকোনমি |
| 3 থেকে 6 ঘণ্টা | ইকোনমি সহ একটি পছন্দসই সিট | যেখানে প্রস্তাবিত সেখানে প্রিমিয়াম ইকোনমি |
| 6 ঘণ্টার বেশি, অথবা রাতভর | প্রিমিয়াম ইকোনমি | ব্যবসা |
| রেল, দিনের বেলা 6 ঘণ্টার কম | এসি চেয়ার কার | এক্সিকিউটিভ চেয়ার কার |
| রেল, রাতব্যাপী | এসি 2-টিয়ার | এসি ফার্স্ট ক্লাস |
শহরের স্তর অনুযায়ী হোটেল ক্যাপস
নমুনা| শহরের স্তর | উদাহরণস্বরূপ | প্রতি রাতের ক্যাপ |
|---|---|---|
| মেট্রো শহরসমূহ | মুম্বাই, দিল্লি NCR, বেঙ্গালুরু, চেন্নাই, হায়দ্রাবাদ | ₹9,000 |
| টিয়ার 2 শহরসমূহ | জয়পুর, কোচি, লখনউ, ইন্দোর | ₹6,000 |
| অন্যান্য শহরসমূহ | জেলা শহর এবং প্ল্যান্ট অবস্থানসমূহ | ₹4,000 |
| আন্তর্জাতিক | লন্ডন, সিঙ্গাপুর, দুবাই এবং অন্যান্য | শহর অনুযায়ী নির্ধারিত |
- দেশীয় ফ্লাইটগুলি কমপক্ষে 7 দিন আগে বুক করা, অথবা একটি কারণ দেওয়া হয়েছে
- 10 PM এর পরে যেকোনো আগমনের জন্য পূর্বে বুক করা বিমানবন্দর স্থানান্তর
- সক্রিয় ভ্রমণ পরামর্শের অধীনে গন্তব্যস্থলের জন্য অতিরিক্ত অনুমোদন
চিত্রায়নের জন্য নমুনা নীতিমালা। ক্যাপগুলি করের আগে; আপনার নিয়ম, গ্রেড এবং সীমা আপনার সাথে নির্ধারিত।
যত্নের দায়িত্ব
প্রতিটি ভ্রমণকারী হিসাব করা হয়েছে, ট্র্যাক না করেই।
রাস্তার উপর মানুষদের যত্ন নেওয়া কাজের একটি অংশ, এবং এটি কাউকে মধ্যরাতে একটি স্প্রেডশীট চেক করার উপর নির্ভর করা উচিত নয়।
- কারা কোথায় আছেন। প্রতিটি ভ্রমণকারীর ফ্লাইট, হোটেল এবং ক্যাবের লাইভ ভিউ, বুকিং থেকে তৈরি, ফোন লোকেশন থেকে নয়।
- বাধা সতর্কতা। বিলম্ব, বাতিল এবং পরামর্শ, প্রভাবিত ভ্রমণকারীদের আপনার ট্রাভেল ম্যানেজারের জন্য তালিকাভুক্ত করা হয়েছে।
- প্রস্থানের আগে প্রস্তুত। আমাদের ট্রাভেল ডকুমেন্টস টিম এর মাধ্যমে আন্তর্জাতিক ভ্রমণের জন্য ভিসা এবং প্রবেশ পরীক্ষা।
- যারা সাহায্য করে। একটি ট্রিপ ভুল হলে স্পষ্ট এসক্যালেশন সহ মানবিক সহায়তা, এবং যেখানে প্রয়োজন সেখানে বিজনেস ট্রাভেল ইনস্যুরেন্স।
ফাইন্যান্স এবং ট্রাভেল ম্যানেজারদের জন্য
কম রসিদ। পরিষ্কার বই।
-
একটি মাসিক বিবৃতি
একক বিবৃতিতে ফ্লাইট, হোটেল, রেল এবং ক্যাবের প্রতিটি বুকিং, কেন্দ্রীয় বিলিং বা কোম্পানি কার্ড সহ।
-
কস্ট সেন্টার এবং কোড
বুকিংয়ের সময় বিভাগ, প্রকল্প এবং ক্লায়েন্ট কোড ক্যাপচার করা হয়, তাই রিপোর্টগুলি আপনার ব্যবসার সংগঠনের সাথে মেলে।
-
ইনভয়েস যা মিলিয়ে যায়
এয়ারলাইন এবং হোটেল থেকে সংগ্রহ করা GST ইনভয়েস এক জায়গায় সরবরাহ করা হয়, যা আপনার রেকর্ডের সাথে মিলানোর জন্য প্রস্তুত।
-
অব্যবহৃত টিকিট ট্র্যাক করা হয়
বাতিল হওয়া ফ্লাইট থেকে ক্রেডিট ভ্রমণকারী এবং মেয়াদ উত্তীর্ণতার তারিখ অনুযায়ী ট্র্যাক করা হয়, তাই সেগুলি হারানোর পরিবর্তে ব্যবহার করা হয়।
-
নীতি সম্মতি
দল অনুযায়ী ব্যতিক্রম, কারণ এবং অনুমোদনের সময় রিপোর্ট করা হয়, তাই আপনি নীতি নিয়ন্ত্রণের পরিবর্তে সেটিকে সামঞ্জস্য করতে পারেন।
-
অফসাইট এবং ইভেন্ট
দলীয় অফসাইট এবং সম্মেলনগুলি গ্রুপ ভাড়া, ভাগ করা ভূমিকা এবং রুমিং তালিকা সহ বুক করা হয়।
কোম্পানিগুলির জন্য
আমাদের জানান আপনার দল কীভাবে ভ্রমণ করে।
শুরু করার জন্য একটি সংক্ষিপ্ত নোট যথেষ্ট। আমাদের কর্পোরেট দলের একজন নামকৃত ব্যক্তি আপনার নীতি, অনুমোদনকারী এবং ইনভয়েসিং প্রয়োজনীয়তা বুঝতে উত্তর দেবেন।
- কোন বাধ্যবাধকতা এবং কোন স্বয়ংক্রিয় বিক্রয় সিকোয়েন্স নেই
- আপনার বিদ্যমান ট্রাভেল নীতি যেমন আছে তেমনই ম্যাপ করা যেতে পারে
- পাঁচ বা পাঁচ হাজারের একটি দলের জন্য কাজ করে
বিজনেস FAQ
কর্পোরেট ট্রাভেল, প্রায়োগিক উত্তর।
আমরা কি ফ্লাইট এবং হোটেলের জন্য আমাদের কোম্পানির নামে GST ইনভয়েস পাব?
হ্যাঁ, যখন আপনার কোম্পানির GSTIN এবং নিবন্ধিত বিবরণ বুকিংয়ে থাকে। এয়ারলাইন এবং হোটেল সেই GSTIN এর বিরুদ্ধে কর ইনভয়েস ইস্যু করে, এবং আমাদের সার্ভিস-ফি ইনভয়েসেও এটি থাকে। আপনি ইনপুট ট্যাক্স ক্রেডিট দাবি করতে পারেন কিনা তা পরিষেবার এবং আপনার পরিস্থিতির উপর নির্ভর করে, তাই আপনার ট্যাক্স পরামর্শদাতার সাথে যোগ্যতা নিশ্চিত করুন।
যখন একটি ট্রিপ নীতির বাইরে হয় তখন অনুমোদনগুলি কীভাবে কাজ করে?
ভ্রমণকারী এখনও এটি অনুরোধ করতে পারে, তবে একটি কারণ দিতে হবে। অনুমোদনকারী ব্যতিক্রম, কারণ এবং নীতির বিকল্পের তুলনায় মূল্য পার্থক্য দেখে, তারপর অনুমোদন বা প্রত্যাখ্যান করেন। অনুমোদনকারী অনুপস্থিত থাকলে প্রতিনিধি সেট করা যেতে পারে, এবং নীতির মধ্যে থাকা ট্রিপগুলি সম্পূর্ণ অনুমোদন এড়াতে পারে।
বিভিন্ন দল বা গ্রেড কি বিভিন্ন ট্রাভেল নীতি থাকতে পারে?
হ্যাঁ। ক্যাবিন ক্লাস, হোটেল ক্যাপ, আগাম বুকিং নিয়ম এবং অনুমোদনকারী গ্রেড, বিভাগ, কস্ট সেন্টার বা গন্তব্য অনুযায়ী পরিবর্তিত হতে পারে। একটি সেলস দল যা সাপ্তাহিক ফ্লাইট করে এবং একটি নেতৃত্ব দল যা দীর্ঘ দূরত্বে ভ্রমণ করে তাদের জন্য উপযুক্ত নিয়ম থাকতে পারে।
প্র্যাকটিসে ডিউটি অফ কেয়ার কেমন দেখায়?
আপনার ট্রাভেল ম্যানেজার দেখতে পারেন কে কোথায় ভ্রমণ করছে, যা বুকিং থেকে তৈরি, ফোন ট্র্যাকিং থেকে নয়, এবং যখন ফ্লাইট বিঘ্নিত হয় বা গন্তব্য পরামর্শ পরিবর্তিত হয় তখন সতর্কতা পান। প্রভাবিত ভ্রমণকারীদের দ্রুত যোগাযোগ করা যায়, এবং দেরিতে আগমন বা উচ্চ ঝুঁকিপূর্ণ গন্তব্যের নিয়ম নীতিতে অন্তর্ভুক্ত করা যেতে পারে।
কর্পোরেট অ্যাকাউন্টের জন্য কি ন্যূনতম ট্রাভেল ভলিউম আছে?
কোন প্রকাশিত ন্যূনতম নেই। কয়েকজন ভ্রমণকারী নিয়ে দল একই নীতি, অনুমোদন এবং ইনভয়েসিং সরঞ্জাম ব্যবহার করে যেমন বড় কোম্পানিগুলো। আমাদের আপনার ভ্রমণ প্যাটার্ন জানান এবং আমরা উপযুক্ত সেটআপ প্রস্তাব করব।
কর্মচারীরা কি সরাসরি বুক করতে পারে, নাকি শুধুমাত্র ট্রাভেল ডেস্কের মাধ্যমে?
উভয়ই কাজ করে। কর্মচারীরা নীতির মধ্যে নিজের জন্য বুক করতে পারে, অথবা একজন ট্রাভেল কোঅর্ডিনেটরকে তাদের জন্য বুক করতে বলতে পারে। যেভাবেই হোক, একই নিয়ম, অনুমোদন এবং ইনভয়েস প্রযোজ্য, এবং প্রতিটি বুকিং কোম্পানির ড্যাশবোর্ডে দৃশ্যমান।
কোম্পানিগুলির জন্য
নীতি যা মানুষ প্রকৃতপক্ষে অনুসরণ করে।
নিয়ম একবার সেট করুন। ভ্রমণকারীরা তাদের মধ্যে বুক করে, অনুমোদনকারীরা শুধুমাত্র যা সিদ্ধান্তের প্রয়োজন তা দেখে, এবং ফাইন্যান্স মিলানো ইনভয়েস পায়।